Karen van den Berg
Een event dat draait om huidverbetering en tegelijk voelt als pure smoothness. Voor een internationale speler in de beauty-industrie mochten wij de volledige registratie, hotelcoördinatie en activiteiten organiseren voor hun jaarlijkse Academy in Dubrovnik. Driehonderd deelnemers uit heel Europa. Eén missie: leren, verbinden en een week lang inspiratie opdoen op vijfsterrenniveau.
Dubrovnik is niet de makkelijkste plek om 300 professionals samen te brengen. Toch was de keuze snel gemaakt: het vijfsterren Sun Gardens Hotel bood ons precies de juiste balans tussen luxe, ruimte en mediterrane energie. Vanaf het moment dat de registratie live ging, draaide ons team op volle toeren. Maandenlang hielden we alle ballen in de lucht: van de kamerindeling tot dieetwensen en no-shows.
Ons uitgangspunt? Elke deelnemer moest zich welkom voelen, zonder dat onze klant zich hoefde te verliezen in details. Dat is GSE The Agency-stijl: strak in de uitvoering, soepel in de beleving.
Bij een event van deze schaal is timing alles. Zeker als de agenda gevuld is met keynotes, trainingen en diners op verschillende locaties. De gasten kwamen voor kennis en vertrokken als bonus met nieuwe connecties. En dat gebeurde niet toevallig, over elk detail was nagedacht en werd afgestemd op energie, ritme en sfeer.
En toen er op dag één nét iets te lange rijen ontstonden bij het lunchbuffet, schakelden we razendsnel. De volgende dag stond er buiten een extra uitnodigend buffet klaar. Resultaat: tevreden gezichten en een vlekkeloos vervolg. Zo hoort het.
Als er één moment was waarop alles samenkwam, dan was het wel tijdens de vaartocht op de oude schepen. De zon zakte in de Adriatische zee, glazen werden geheven en de gesprekken gingen van zakelijk naar persoonlijk. Dit was zo’n avond waar wij het voor doen: De magie ontstaat vanzelf. Dit is wat we bedoelen met meaningful connections.
Voor onze projectmanager Thessa was dit haar eerste grote uitvoering, meteen een week lang, met honderden gasten. “Alles liep zó soepel. Dat is niet vanzelfsprekend bij een event van deze omvang. De samenwerking met het hotel was top en we hebben echt alles eruit gehaald wat erin zat.”
De klant dacht er precies zo over. Volgens de deelnemers was dit “de beste editie ooit.” En dat zegt wat, na jarenlange samenwerking. De plannen voor volgend jaar? Al in volle gang.
Dit project liet zien waar GSE The Agency voor staat: groot denken, dicht bij mensen blijven. Niet de checklist maakt het verschil, maar de vibe, de details, het gevoel dat blijft hangen.
Dubrovnik bewees opnieuw dat als je verder durft te gaan, je dichter bij elkaar komt.
Karen van den Berg
Team Manager
