Michelle van der Velden
Mensen verrassen is ons vak. Maar wat als je opdrachtgever zelf in de evenementenbranche werkt?
Voor een snelgroeiende organisatie organiseerden we een meerdaagse incentive naar Slovenië. Een bedrijf dat normaal gesproken zelf evenementen ontwikkelt, maar door de enorme groei van de afgelopen jaren besloot het organiseren van deze reis uit handen te geven. Het team was in korte tijd verdubbeld van 25 naar 50 collega’s, had grote successen geboekt en wilde die mijlpaal vieren met een reis die voelde als een échte beloning.
Tijdens de briefing werd al snel duidelijk dat dit geen standaard opdracht zou worden. De deelnemers kennen de branche, weten hoe programma’s worden opgebouwd en hebben al veel bijzondere locaties gezien. De vraag die tijdens het eerste gesprek op tafel kwam, was dan ook veelzeggend:
“Waar dagen jullie óns mee uit?”
Challenge accepted.
De incentive begon op donderdag met een vlucht naar Slovenië. Direct na aankomst stond een bijzonder onderdeel op het programma: een helikoptertransfer naar het hotel. Althans, dat was het plan.
Het weer besloot anders. Een storm boven Slovenië maakte vliegen onmogelijk, waardoor de groep alsnog per bus richting de accommodatie vertrok. Hoewel het programma direct moest worden aangepast, deed dat niets af aan de sfeer. Sterker nog, het bleek achteraf slechts een klein voorproefje van alles wat nog zou volgen.
De eerste dagen verbleef de groep in een kleinschalig boutique hotel dat perfect aansloot bij de uitstraling van de organisatie. Persoonlijk, stijlvol en allesbehalve standaard. Hier draaide het niet alleen om de bestemming, maar vooral om samen genieten. Lange lunches, uitgebreide diners en lokale producten vormden de basis voor gesprekken die op kantoor vaak niet gevoerd worden.
De volgende dag stond volledig in het teken van avontuur en ontdekking. De ochtend begon op het water, waar de groep ging raften tussen de indrukwekkende Sloveense berglandschappen. Niet veel later maakte adrenaline plaats voor een van de bekendste plekken van het land: het meer van Bled.
Voor de lunch streek het gezelschap neer bij Bled Castle, hoog boven het meer. Met een glas champagne in de hand en uitzicht over het iconische landschap ontstond één van de eerste echte wow-momenten van de reis. Zo’n plek waar iedereen even stilvalt om zich heen kijkt en beseft: dit is bijzonder.
Alsof dat nog niet genoeg was, volgde later die middag een fanatiek potje paintball midden in het bos. Juist die combinatie van actie, ontspanning, gastronomie en natuur maakte het programma zo sterk. Geen dag voelde hetzelfde.
De dagen daarna draaiden om alles wat Slovenië zo bijzonder maakt. De natuur vormde het decor voor mountainbiketochten, hikes en zelfs een cold plunge voor de liefhebbers. Tussendoor was er voldoende ruimte om te ontspannen, op te laden en vooral tijd met elkaar door te brengen.
’s Avonds kwam de groep samen rond het kampvuur. Met marshmallows boven het vuur, goede gesprekken en een sterrenhemel boven de bergen ontstonden precies de momenten waar een incentive uiteindelijk om draait. Niet de activiteit zelf, maar de verbinding die ontstaat wanneer mensen even uit hun dagelijkse omgeving worden gehaald.
Halverwege de reis volgde alsnog het onderdeel waar iedereen naar had uitgekeken. Dankzij onze goede band met de lokale leverancier, konden we regelen dat deze op een ander moment werd ingezet en alsnog een onvergetelijke touch point werd in deze reis.
De storm was verdwenen. De lucht was strakblauw. En de helikopters stonden klaar.
Vanaf de eerste accommodatie vloog de groep naar een tweede locatie: een exclusief skiresort midden in de bergen. Alleen al de transfer zorgde voor een ervaring die de meeste deelnemers niet snel zullen vergeten. Terwijl de besneeuwde toppen onder hen verschenen, werd duidelijk dat het programma opnieuw een niveau omhoog ging.
De laatste dagen stonden volledig in het teken van de bergen. Skiën, snowboarden, snowshoe hiken en genieten van het winterse landschap wisselden elkaar af. Maar het absolute hoogtepunt volgde tijdens een verrassingsmoment boven op de berg.
Wat begon als een Aperol-borrel met uitzicht, bleek veel meer dan dat. Terwijl de groep genoot van de zon, de sneeuw en het uitzicht verscheen onverwachts een saxofonist. Muziek, bergen, strakblauwe lucht en een team dat samen terugkeek op alles wat het had bereikt.
Volgens projectmanager Michelle was dit het moment waarop alles samenkwam.
Het moment waarop deelnemers letterlijk uitspraken:
“Dit is het.”
“Jullie hebben ons echt overtroffen.”
Dat zijn precies de reacties waar wij het voor doen.
Ook de avonden kregen een eigen karakter. Van een typisch Oostenrijks schnitzeldiner tot een sfeervolle fakkeltocht door de bergen in het donker. Daarna werd de eigen après-skibar geopend en was het tijd voor de inmiddels legendarische bonte avond, waarvoor alle deelnemers vooraf een optreden moesten voorbereiden.
Het resultaat was precies wat je hoopt tijdens een incentive: veel gelach, onverwachte talenten en herinneringen die nog lang onderwerp van gesprek zouden blijven.
Zelfs het afscheid kreeg nog een verrassende twist. Na een avond waarin niet iedereen even vroeg zijn bed had opgezocht, stond de volgende ochtend een speciaal katerontbijt klaar. Niet in het restaurant, maar in de gondel. Terwijl de skilift rustig zijn rondes maakte, genoot de groep van ontbijt met uitzicht over de bergen. Inclusief een persoonlijk samengesteld hangover-pakket voor iedereen die dat goed kon gebruiken.
Dat kwam niet na de helikoptervlucht.
Niet na de champagne bij Bled.
Niet na de rooftop barbecue of de saxofonist op de berg.
Het kwam van een team dat zelf dagelijks ervaringen creëert voor anderen.
Mensen die weten hoeveel werk er achter een goed programma schuilgaat. Mensen die de details zien. Mensen die hoge verwachtingen hebben.
Juist daarom betekende hun reactie zoveel.
“Jullie hebben onze verwachtingen overtroffen.”
En precies dat was het doel.
Niet alleen een reis organiseren.
Maar een ervaring creëren die zelfs eventprofessionals niet zagen aankomen.
De lat lag hoog. Gelukkig houden wij daarvan.
Karen van den Berg
Team Manager
