Tessa de Vree
Hoe organiseer je een evenement voor een grote groep collega’s die allemaal iets anders leuk vinden? Door vooral niet te proberen iedereen blij te maken met hetzelfde programma.
Voor een telecombedrijf organiseerden we een dag aan de kust van Kijkduin, waar collega’s uit heel Nederland samenkwamen om even uit de dagelijkse werkomgeving te stappen. Geen verplicht rondje teambuilding en geen programma waarbij iedereen achter hetzelfde vlaggetje aanloopt. Wel een strandlocatie, volop keuze en de vrijheid om vooraf zelf te bepalen hoe je de middag wilde doorbrengen.
Actief op het water, creatief aan de slag of liever met een cocktailshaker in je hand. You do you.
De dag begon al ver voordat de eerste deelnemers het strand zagen. Vanuit Groningen, Emmen, Zwolle, Enschede, Amsterdam, Terneuzen, Goes en Eindhoven vertrokken collega’s richting Kijkduin. Zes touringcars, verschillende opstapplekken en deelnemers met eigen vervoer: achter de schermen een aardige logistieke puzzel.
Eenmaal aangekomen bij BLOW Beach House hoefde niemand daar natuurlijk iets van te merken. De groep schoof eerst samen aan voor een uitgebreide lunch. Even landen, bijpraten en collega’s spreken die je normaal misschien vooral via Teams of aan de andere kant van Nederland tegenkomt.
Daarna mocht de werkmodus definitief uit.
Met een grote groep één activiteit kiezen waar iedereen enthousiast van wordt? Good luck.
Dus deden we het anders.
Vooraf konden deelnemers zich inschrijven voor de activiteit die het beste bij hen paste. Beach yoga, cocktails shaken, schilderen of pizza maken voor wie daar blij van werd. Meer zin in actie? Dan waren er powerkiten, surfen en kitesurfen.
Daardoor lag de verdeling op de dag zelf grotendeels al vast en kon iedereen na de lunch meteen door naar zijn of haar activiteit. Geen keuzestress op locatie, maar direct doen waar je zin in had.
Zo verspreidde de groep zich over verschillende activiteiten en ontstonden vanzelf kleinere gezelschappen. De één stond met een kite op het strand, de ander met een cocktailshaker aan de bar.
Same team. Different afternoon.
En dan was er nog het weer.
Dat had duidelijk niet dezelfde briefing gekregen als wij.
Geen ideale stranddag dus, maar ook geen reden om het programma in paniek om te gooien. Doordat er activiteiten binnen én buiten op het programma stonden, kon de middag gewoon doorgaan. Sommige deelnemers trotseerden het weer op het strand, anderen gingen binnen aan de slag.
Even schakelen en weer door.
Want precies daar zit voor ons het verschil tussen een leuk idee en een programma dat ook in de praktijk werkt.
Na een middag waarin iedereen zijn eigen programma had gevolgd, kwam de groep weer samen bij de beachbar. En juist dan merk je wat zo’n opzet met een groep doet: iedereen heeft iets anders meegemaakt en dus genoeg om over te praten.
Wie wist daadwerkelijk op zijn surfboard te blijven staan? Wie bleek onverwacht goed met een cocktailshaker? En bij wie houden we het schilderij voorlopig toch maar gewoon thuis?
Met een borrel en aansluitend een zomer-BBQ werd de dag gezamenlijk afgesloten. Geen ingewikkelde finale of nog drie verplichte programmaonderdelen. Gewoon eten, drinken en napraten met collega’s aan zee.
Meer dan honderd collega’s kwamen vanuit verschillende delen van Nederland naar dezelfde plek. Vooraf koos iedereen een activiteit die bij hem of haar paste, om aan het einde van de dag weer samen te komen.
En misschien is dat wel precies waarom dit concept zo goed werkte.
Want mensen dichter bij elkaar brengen betekent niet dat je iedereen hetzelfde moet laten doen. Geef mensen de ruimte om iets te kiezen waar ze écht zin in hebben, iets nieuws te beleven en daarna hun verhalen met elkaar te delen.
Dat levert uiteindelijk veel meer op dan een verplicht potje teambuilding.
Different experiences. Same team.
Karen van den Berg
Team Manager
