Amy Ligthart
Daar zit je dan, jouw manager heeft je in charge gesteld om voor 140 collega’s een incentivereis naar het buitenland te organiseren. Er zijn niet veel eisen, als de reis maar naar een leuke en centrale Europese bestemming plaatsvindt en het programma verschillende elementen omvat om de onderlinge band tussen de collega’s positief te boosten. Dit kan twee kanten op:
No stress! Want het organiseren van dit soort reizen is precies ons specialisme. Schakel een partner in die samen met jou aan de slag gaat. GSE The Agency to the rescue!
Bij GSE The Agency weten we precies wat er allemaal geregeld moet worden en komt kijken bij de organisatie van een geslaagde groepsreis naar het buitenland. Het is een specialistische en complexe klus: precies waar wij energie van krijgen. Zo’n groepsreis, zonder hulp van buitenaf zelf organiseren, is a though job guaranteed.
Een tijdje geleden maakten we kennis met Mirja, een georganiseerde en gestructureerde professional. Ook het organiseren van kleine werk tripjes naar buitenland had zij al vaker gedaan. Dus ze zag niet direct beren op de weg toen ze de opdracht kreeg om weer een groepsreis te regelen. Niet wetende dat het dit keer voor het gehele bedrijf zou zijn… Toch werd het vertrouwde draaiboek uit de kast gehaald, schreef ze de accommodatieketen waarmee ze al jaren samenwerkte opnieuw aan voor wat Europese mogelijkheden en dook ze in wat restaurant opties.
Nu horen we je denken: what’s the problem?
Nou, binnen no time ontving ze van de accommodatieketen dat zij geen beschikbaarheid konden bieden voor een groepsgrootte als deze en bleek het vinden van kwalitatieve restaurants waar voor iedereen plaats is nog niet zo makkelijk te zijn. Laat staan het logistieke plaatje binnen het programma…
Dit was het moment dat Mirja besloot GSE The Agency in te schakelen. Wij pakken dit soort uitdagingen met beide handen aan en vonden een amazing destination: een karakteristiek dorp met uitzicht over prachtige wijnvelden vlakbij Madrid. Het dorp met luxe huisjes en privé zwembaden werd exclusief voor de groep ter beschikking gesteld. An offer they couldn’t resist!
Dit was de vliegende start van onze samenwerking. Maar we waren er nog niet, want naast de accommodatie hoort hier natuurlijk ook een next-level reisprogramma bij. Leave that to us!
Hoeveel en wat wij regelen, ligt helemaal aan de opdracht en wens van de klant. Zo zijn er klanten die graag vooral zelf in control blijven en hebben we opdrachtgevers die juist liever alles uit handen geven.
Communicatie is key: we spreken duidelijk wederzijdse verwachtingen uit en houden ons aan gemaakte afspraken.
GSE The Agency organiseert reizen, meetings en events die écht nice zijn. Wij denken graag out-of-the-box en houden van originaliteit. Het overtreffen van verwachtingen is altijd ons doel. The sky is bij ons echt de limit. Soms zelfs letterlijk, want wil je met collega’s gaan skydiven of paragliden? Regelen we gewoon. May your adventures bring you closer together!
De organisatie & communicatie met de accommodatie over de reservering:
van de check-in tot de kamerindeling, eten en drinken, geweldige diners inclusief unieke aankleding, dieetwensen en meer (denk bijvoorbeeld aan verrassingen op de kamer, borrels in de bar)
De organisatie & communicatie met de feestlocatie over de inrichting en opstelling van de zalen, het logistieke programma, de DJ en eventuele andere (gast)artiesten, de breaks, (externe inhuur van) de benodigde AV zoals geluidsinstallaties en microfoons.
Want ja, er stond ook een gezamenlijke feestavond op het programma.
Alle vliegtickets of en boekingen voor andere vervoersmiddelen om van Nederland naar de locatie te reizen.
En de organisatie van alle transfers tussen de luchthaven, de accommodatie en activiteiten voor alle gasten. Ook als deze op verschillende luchthavens landen (en andere aankomsttijden hebben). En nee, transfer hoeft zeker niet alleen per bus te zijn!
Organisatie tot in de puntjes van activiteiten voor teambuilding, party’s, ontspanning, sightseeing en culinaire belevenissen op andere plekken.
In de eerste fase werken we vooral aan de hand van het budget van de klant. Wij houden dit scherp in de gaten, zodat we kunnen waarmaken wat mogelijk is en bijsturen wanneer nodig.
Met onze (vaste) leveranciers lukt het vaak om mooie deals te sluiten. Daardoor is er nog meer mogelijk dan je misschien denkt!
De GSE-projectmanagers verzorgen de volledige voorbereiding van reizen en events vanuit ons kantoor in Alkmaar. Vrijwel altijd reizen wij vooraf al af naar de gekozen locaties voor een inspectie. Tijdens de planningsfase komen we altijd voor uitdagingen te staan. Daar gaat het bloed van onze projectmanagers sneller van stromen. Geef ons een challenge, wij vinden wel een oplossing!
Het mooie hieraan is dat jij als klant hier niets van merkt. Omdat wij het werk uit handen nemen, hoef jij niet te stressen. Ondertussen houden we nauw contact met je om inhoudelijk het reisprogramma te finetunen. GSE The Agency reist vaak met klanten mee om op de bestemming de organisatie en communicatie uit handen te nemen. Zo kun je zelf tijdens de reis ook in ‘full enjoyment mode’!
Hoe fijn is het dat je zelf ook kan genieten van de reis en in plaats van op de achtergrond continu bezig zijn met randzaken?
Alle communicatie wordt opgepakt door ons. Dit betekent dat wij het aanspreekpunt zijn voor alle leveranciers tijdens de groepsreis.
Daarnaast zijn we ook het aanspreekpunt en gezicht voor de deelnemers. Voor organisatorische en persoonlijke vragen mogen zij ook bij ons aankloppen.
Komt er veel logistieke organisatie kijken bij de groepsreis?
Geen zorgen, wij letten erop dat elke bus of andere transfer op tijd aanwezig is en vertrekt. O ja, we zorgen er ook voor dat niemand wordt vergeten.
Alle kleine dingetjes op de achtergrond pakken we zelf op. Het voordeel? Geen rompslomp voor onze klant.
En moet er een grotere beslissing worden gemaakt? Wij presenteren je de onderzochte mogelijkheden en samen hakken we een knoop door, dat scheelt veel tijd en gedoe.
We zijn er als eerste en gaan als laatste weg. Op die manier zorgen we ervoor dat alles op iedere locatie klaarstaat voordat de deelnemers arriveren. We doen het licht uit en gaan pas weg als de we de laatste gast hebben uitgezwaaid.
Een eindevaluatie maakt standaard onderdeel uit van ons traject, want dit is een waardevol proces waarbij we zorgvuldig met elkaar reflecteren op de ervaringen en prestaties. Zo kunnen we met elkaar de kwaliteit van de voorbereiding en uitvoering beoordelen en stimuleren we de groei in onze samenwerking. Dit doen wij ook met klanten die al veel vaker in met GSE The Agency een event of groeps- of sportreis hebben georganiseerd. Want juist dit geeft ons de kans om te leren en succesvoller te worden.
GSE The Agency is onderdeel van Uniglobe Alliance Travel, een sterke wereldwijde business travel partner. Dat stelt ons in staat om onze persoonlijke, een tikje brutale, touch en unieke aanpak te combineren met de kracht van een wereldspeler. Wij doen dit al meer dan 20 jaar met een team van ervaren, creatieve en enthousiaste professionals.
Elke dag kijken we er weer naar uit om verrassende en bijzondere belevenissen samen te stellen. Van groepsreizen tot meetings, events, incentives en congressen.
Wij dagen je uit. Verbreed je horizon en die van je collega’s of relaties.
Linda Ruijter
Project manager
Stadionweg 11
AFAS Stadion (AZ)
1812 AZ Alkmaar