- Cases
Hoe wij een incentivereis voor 450 kpn-collega’s naar hamburg organiseerden!
Linda de Ruijter
- Projectmanager / Team lead
- 05 april 2024
Wat was de opdracht?
Na verschillende mooie incentivereizen voor KPN georganiseerd te hebben, werden we ook dit jaar weer uitgedaagd om een toffe incentive reis neer te zetten. En dit keer niet voor circa 150 personen, zoals eerder naar trendy Berlijn, maar voor 450 personen! Het moest een reis worden waarbij deze groep KPN-medewerkers eens flink in the spotlight gezet mochten worden na hun harde werk.
De extra uitdaging? Duurzaam vervoer was een vereiste! En laat dat nu een wens zijn die we regelmatig vanuit opdrachtgevers ontvangen: groepsreizen per trein! Benieuwd hoe we deze XL incentivereis tot een succes hebben gemaakt? Keep on reading!
Hoe hebben wij hier vorm aan gegeven?
Brainpower! 💪
We trapten het proces af met een brainstormsessie. Het hele GSE-team kwam samen voor maximale creativiteit, ideeën en brainpower! Na een intens uur kwamen we tot 12 mogelijke bestemmingen. Toen begon het echte werk: het uitwerken of (en hoe) de bestemmingen ook echt logistiek haalbaar waren. Superbelangrijk voor een groep van dit formaat. Kun je bijvoorbeeld wel in één keer met 450 mensen naar Parijs met de trein? Of moet de groep opgesplitst worden over verschillende treinen? En hoe pak je de aankomst en begeleiding ter plaatse aan?
Treinreizen in Europa met 450 personen: challenge accepted! 🚆
Binnen Europa zijn veel bestemmingen goed aan te reizen per trein. Denk aan de classics als Londen, Parijs en Berlijn. Ook de nachttrein is hot, met plekken als Wenen, Praag en Innsbruck! (Klik hier om een kaart te zien met meer treinroutes binnen Europa). Maar eerlijk, het aanbod is een stuk beperkter dan vliegenreizen. Mix dit met een groep van 450 personen en de opties worden nog beperkter. Maar hey, wij van GSE the Agency houden wel van een uitdaging en hebben dit met beide handen aangepakt!
Op zoek naar coole activiteiten en hidden gems 🔎
Tijd voor de next step: de invulling van het reisprogramma! Welke toffe activiteiten hebben de bestemmingen voor grote groepen te bieden? En waar gaan wij lunchen en dineren? Want bij de hot & happening restaurants passen vrijwel nooit 450 personen. Nee, daar hebben we een vette event venue voor nodig! Ook dit is weer een puzzel an sich, maar wel een hele leuke: op zoek naar de hidden gems van de stad!
"“Creatief meedenken aan een project, zorgt dat geen dag hetzelfde is. Ik laat mij graag uitdagen om de deelnemers met de tofste ervaringen naar huis te laten gaan.”
- Dionne, Project Manager
de keuze uit bestemmingen ✅
Na schakelen met onze vaste leveranciers vielen er van de 12 bestemmingen al snel veel af. En werd het duidelijk dat wij ons buiten de begaande paden moesten bewegen. Challenge accepted! Geen reguliere trein maar een chartertrein? Geen busreis maar per 3 privé schepen naar Duitsland? En wat zijn de mogelijkheden voor het exclusief afhuren van een ferry naar Engeland?
de hotlist van 5 🔥
Met een chartertrein naar Hamburg
Met de ferry naar Newcastle
Vijf verschillende treinen naar Parijs
Met 3 privé schepen naar Keulen
de keuze!
““Ik laat mij graag uitdagen om ieder project een unieke twist te geven, het onmogelijke mogelijk te maken en deelnemers te verrassen en met elkaar te laten connecten.“
- Linda, Project Manager
pitch, pick & choose ✅
kiekjes van de reis 📸
andere cases
Hoe wij een incentivereis voor 450 kpn-collega’s naar hamburg organiseerden!
Linda Ruijter
Project manager